Chef(fe) d’équipe – Agent(e)s administratifs(ve)s (clinique)
– Joliette

À PROPOS DE GROUPE FORGET

Nous nous engageons à offrir un service client exceptionnel, plaçant le bien-être et la satisfaction de nos patients au cœur de nos préoccupations. Notre équipe de professionnels chevronnés accompagne, écoute, répond aux questions et examine les alternatives et procédures pour chaque patient, garantissant des soins de haute qualité.

Plus d’informations : https://www.legroupeforget.com/

DÉCOUVREZ VOTRE PROCHAIN DÉFI

Votre mission consistera à être le pivot administratif au sein de notre équipe, garantissant un soutien de qualité et une coordination fluide des activités quotidiennes de nos professionnels.

Rôle général

Le ou la chef(fe) d’équipe des agent(e)s administratifs(ve)s agit comme personne-ressource sur le terrain pour assurer la fluidité des opérations administratives en clinique. Il ou elle soutient, encadre et mobilise les agent(e)s administratifs(ves) tout en assurant la liaison entre les professionnels (audioprothésistes, audiologistes, autres intervenants) et le personnel administratif.

Il ou elle conserve l’ensemble des responsabilités liées au poste d’agent(e) administratif(ve) et assume son rôle de chef d’équipe en parallèle. Son implication active dans les tâches quotidiennes lui permet de rester à l’écoute des besoins du personnel et d’assurer un leadership concret et aligné sur la réalité du terrain.

VOTRE CONTRIBUTION AU SEIN DE L’ÉQUIPE

Tâches administratives courantes

• Assurer un accueil chaleureux et professionnel des patients en clinique et au téléphone;
• Gérer les agendas des professionnels pour optimiser la prise de rendez-vous;
• Préparer, numériser et assurer le suivi des dossiers patients;
• Effectuer la facturation et assurer le suivi auprès des organismes payeurs (RAMQ, CNESST, assureurs, etc.);
• Traiter les paiements, fermer les caisses et préparer les rapports de fin de journée;
• Gérer l’inventaire (commandes, réceptions, envois) et transmettre les informations à la comptabilité;
• Assurer une communication efficace avec les patients, les professionnels et les partenaires externes.

Coordination et supervision de l’équipe administrative

• Agir comme point de référence pour les agentes administratives au quotidien;
• Répartir les tâches en fonction des priorités et de la charge de travail.;
• Offrir du soutien technique et opérationnel aux nouvelles agentes (formation, intégration).;
• Encourager un esprit d’équipe, une communication saine et une collaboration harmonieuse.

Soutien à la gestion clinique et liaison avec les professionnels

• Servir d’intermédiaire entre les professionnels et les agentes administratives.
• S’assurer de la fluidité des opérations entre l’équipe administrative et clinique.
• Participer à l’implantation locale des directives de gestion et des nouvelles procédures.
• Faire remonter les enjeux à la direction ou au superviseur régional, avec des propositions de solution.

Suivi de la qualité et amélioration continue

• Observer les bonnes pratiques et identifier les écarts ou besoins d’amélioration.
• Proposer et soutenir la mise en place de correctifs ou d’optimisations au sein de l’équipe.
• Collaborer à la résolution de problèmes de fonctionnement ou de collaboration interne.

CRITÈRES DE SUCCÈS

• Diplôme collégiale en en administration
• 5 ans expérience à titre d’agente administrative idéalement dans le domaine de la santé
• 2 ans d’expérience en gestion d’équipe ou en tant que point de référence à une équipe
• Maîtrise des outils de la suite Office (Outlook, Word et Excel) ;
• Connaissance de la gestion des dossiers médicaux électroniques (un atout).
• Sens aigu de l’organisation, de la rigueur et du service à la clientèle.
• Leadership mobilisateur et capacité à travailler en collaboration avec différents intervenants.
• Grande autonomie, polyvalence et capacité à conjuguer les responsabilités individuelles et d’équipe.

POURQUOI SE JOINDRE AU GROUPE FORGET

• Salaire compétitif basé sur l’expérience et les qualifications;
• Régime d’assurances collectives généreux, entièrement pris en charge par l’employeur;
• Horaire de travail stable, 5 jours par semaine du lundi au vendredi de 9h00 à 17h00.
• Clinique située à Joliette
• Formation de 3 semaines potentiellement à Lachenaie